Konferanseadministrasjon
Kontakt oss for tilbud

Vi hjelper deg med planlegging og gjennomføring av hele konferansen.

 

Konferanseadministrasjon fra A til Å:

Vellykkete konferanser krever nøye planlegging, og det viktig å ta hensyn til mange faktorer for å lykkes med arrangering av konferanser. Dette er noe av det vi kan hjelpe deg med:

  • Planlegging og prosjektledelse
  • Konferansenettsted
  • Påmeldingstjenester
  • Deltagerhåndtering
  • Utstillerhåndtering
  • Tilstedeværelse under konferansen
  • Fakturering/betaling/økonomisk oppgjør
     

Vi tilpasser og skreddersyr våre pakker til ditt behov for å du skal arrangere en vellykket konferanse.  

Kontakt oss for tilbud!

Det mange baller i luften og viktig å holde fokus på detaljer ved arrangering av konferanser. Her er eksempel på hvordan vi kan støtte dere med konferanseadministrasjon fra A-Å:  

 

Planlegging og prosjektledelse

Vi deltar gjerne på oppstartmøte hvor prosjektet utformes og planlegges. Kommer med råd og innspill til design av arrangementet. Bistår med rådgivning i utforming av program og sosialt arrangement. Vi har lang erfaring og bistår med rådgivning i forbindelse med budsjett og prissetting. Ivaretar kontakt med hotellet og sikrer at avbestillingsfrister holdes.

 
I tillegg Innhenter vi tilbud og forhandler tilbud fra hotell/konferansesenter til konferansen.

Deltakerhåndtering 

Forventningene til konferanser og arrangementer starter ved påmelding. Det er derfor er viktig at deltakerne føler seg ivaretatt fra begynnelsen og gjennom hele prosessen.

  • Utarbeide nettsider for arrangementet, med påmeldingsskjema tilpasset den enkelte deltakerkategori. Herunder også foredragsholdere og utstiller
  • Utsendelse av invitasjoner til potensielle deltakere. Mottak og registrering av påmeldinger
  • Sende bekreftelsesbrev til deltakerne elektronisk
  • Håndtere endringer underveis
  • Telefonservice alle virkedager
  • Sende ut velkomstmail tilpasset den enkelte deltaker sin påmelding
  • Sende navneliste til hotellet
  • Koordinere produksjon av navneskilt med ekstern leverandør

 

Utstillerhåndtering

Utstillere har mange behov, og det er ofte tidkrevende og utfordrende å bistå alle med dere behov. Vi har lang erfaring og tilrettelegger for at utstillernes behov blir håndtert på en god og effektiv måte.

  • Utsendelse av invitasjoner og informasjonsbrev til potensielle utstillerfirma
  • Ta imot påmeldinger av stand og representanter
  • Håndtere all dialog med fordeling av standsplassering
  • Tegning av utstillerkart og godkjenning av areal fra hotellets side
  • Ivareta utstillernes behov for utstyr og tekniske løsninger eks. leie av messemoduler etc.