Kontrakter - sjekkliste og tips

Har du kontroll på begrepene?

For å forstå innhold og priser i en kontrakt må man ha oversikt over hva begrepene betyr:
Dagpakke - samlet pris på møteromsleie for en dag, lunsj, vanligvis kaffe/te vann hele dagen og en eller to pauseserveringer.
Helpensjon - samlet pris på rom/frokost, en dagpakke og en middag
Romdøgn = antall rom * døgn.
Kanselleringsfrist - siste dato arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt

Hva er inkludert?

Mange pakker er «vagt» beskrevet. Det kan derfor være lurt å avklare detaljer:

Lunsj

• Er det lunsjbuffet eller servert lunsj
• Varm lunsj, 2-retters lunsj eller en lunsjtallerken?
• Er kaffe inkludert?
• Ønsker dere mineralvann?
I enkelte kontrakter presiseres det at mineralvann til lunsj settes frem og belastes etter forbruk så sant ikke annen beskjed blir gitt. Om dette ikke er ønskelig, anbefaler vi at du noterer det på kontrakten med en gang.

NB! Faste lunsjtider. Det er ofte faste tider for lunsj, vær tidlig ute for å sikre deg en tid som passer med deres program.

Pauseservering

• Er kaffe/te/vann tilgjengelig hele dagen?
• Hva serveres som pausemat?
Her er variasjonene store, fra 1 liten kake til bugnende buffeter som er tilgjengelige hele dagen. Er det kun en pauseservering, sjekk om den blir servert før eller etter lunsj.

Middag

• Er dagens middag en 2-retter, 3-retter eller buffet?
• Er kaffe inkludert?
• Ønsker dere middag i eget lokale?
Noen kontrakter har en klausul om at dagens middag IKKE kan serveres i eget lokale. Eget lokale til middag forutsetter oppgradert meny. De fleste steder tar i tillegg en ekstra kostnad per person for lokalet.
NB! Tid til «omrigg» - skal middag holdes i samme lokalet som møtet, må det beregnes 2 timers pause mellom avslutning av møte og oppstart av middag, for rydding, omrigg og oppdekking. En viktig faktor når dere lager program.

Teknisk utstyr

Møtelokale med standard teknisk utstyr. Sjekk hva som er inkl. i forhold til deres behov. Er det et stort arrangement hvor mange deltagere har med egne PC’er, husk å be om ekstra strøm, og vær klar over at dette må bestilles på forhånd og koster ekstra.

Møtetid

Hvor nøyaktig oppga du møtetid ved forespørsel? Har du forespurt for et møterom frem til kl 16 og senere bestemt at møtet skal vare lenger? I noen kontrakter står det at møtelokalet kun er reservert til kl 16 og at ekstra kostnad påløper om man vil ha lenger tid. Sørg for at dette er avklart på forhånd, så det ikke påløper unødvendige kostnader.

Betingelser

Betingelsene er også del av bestillingen. De ligger ofte som vedlegg eller via link i kontrakten. For å unngå å måtte betale for flere enn de som faktisk deltar, er det viktig å ha kontroll på kansellering- og reduksjonsfrister.

Kanselleringsfrist

Når er avbestillingsfristen (vederlagsfri kansellering) for ditt arrangement? Her er det store variasjoner, særlig avhengig av antall/antall bestilte rom. Vær oppmerksom på at det også er ulik praksis i forhold til å beregne antall på et arrangement. Har du f.eks en gruppe på 30 pers. med 2 overnattinger, vil noen steder sette opp frister basert på 30 personer, mens andre beregner størrelsen på gruppen ut fra antall romdøgn: 30 *2 = 60.
Be om at det settes inn korrekt dato for 100% avbestilling i kontrakten.

Reduksjonsfrister

Betingelsene i kontrakten inneholder ofte en tabell, med oversikt over hvor mange % man kan reduserer vederlagsfritt et visst antall dager før arrangementet. Det er viktig å merke seg at man ikke kan redusere maks antall ved hver frist.
Har du f.eks redusert med 50% innenfor den fristen, har du ikke anledning til å redusere ytterligere frem mot arrangementet.

Force majeure

Force majeure defineres gjerne som en ekstraordinær hendelse utenfor partenes kontroll som hindrer oppfyllelsen av kontraktsforpliktelser. I tillegg er det et krav om at hendelsen var uforutsett og at partene ikke kunne unngå eller overvunnet konsekvensene av den. Typiske eksempler er krig, naturkatastrofer, opprør, streik, pandemi og liknende.

Vår erfaring er at alle betingelser er lettere å forhandle før man signerer en kontrakt. Vær bevisst på det som er viktig for dere og legg frem kravene før kontrakten skrives.

Har du booket ditt arrangement gjennom oss i Meetings trenger du ikke bekymre deg for vanskelige kontrakter eller hva du bør sjekke, – vi hjelper deg på veien mot en god konferanse.

Publisert 13. juni 2022