Unngå uventede kostnader på neste konferanse

Et tillegg her og et tillegg der…

Kostnadskontroll for konferanser er ikke fullt så uoversiktlig, men også her er det gjerne slik at det ene drar med seg det andre. Det gjelder å være forberedt og vite hva dere skal spørre om på forhånd før dere booker deres neste konferansested.

Viktige kostnadsposter du bør være klar over før neste konferanse

Vi gir deg oversikten over noen poster i kontrakter og planlegging som fort kan bli uventede kostnader og gi uønsket budsjettsprekk om ikke du er påpasselig i planleggingen.

• Er det satt begrensning for tidspunkt møtelokalet kan brukes?

En utvidelse av møtetid f.eks. etter klokken 16 kan ha tilleggskostnad. Beregn større tidsramme enn det du egentlig tror du trenger, så er du også forberedt på forsinkelser.

• Hva er vårt tekniske behov? Teknikk kan fort blir dyrt

Vi har ofte ikke helt oversikt over teknisk behov når vi booker et møterom og tenker at dette er detaljer man kan ta når det nærmer seg møtet. Vi anbefaler likevel å be om en oversikt over teknisk utsyr som er inkludert, for eksempel hvor mange og hvilken type mikrofoner. Be også om å få prisoversikt for øvrig utstyr. Sjekk om det påløper kostnad for påkrevd tekniker.

• Festmiddag

Det er både hyggelig og nyttig (taler etc) å ha konferansemiddag i eget lokale. Noen hotell setter som en forutsetning at man oppgraderer menyen for å få eget lokale til middagen. Vær obs på følgende:

• påløper ekstra kostnad for eget lokale?

• er det krav om oppgradering av middag med økt kostnad?

• er lys og blomster inkludert eller ikke?

• kreves det vakthold som arrangør må betale?

• vær tydelig på hvor mye drikke som kan skjenkes

• Allergier og spesielle matbehov

Det er både tid- og kostnadskrevende for arrangementsstedet å lage spesialmat. Flere steder legger til en ekstra kostnad, dersom dette blir meldt inn for sent ift avtalte frister. Endringer som meldes samme dag kan bli belastet med et gebyr på eksempelvis kr 200 per person eller fakturert 100% av full pris.

• Garderobeplikt?

Ta stilling til om du vil tilby deltagerne betjent eller ubetjent garderobe, og sjekk om dette er inkludert i dagpakken eller ikke. Garderobe vil i noen tilfeller belastes med kr 40 pr. person som deltar på arrangementet, og ikke basert på forbruk.

• Mineralvann til lunsj

Er det ekstra stas med mineralvann/brus til lunsj eller sender man feil signal i forhold til miljø, kostnad, helse?
Uansett, pass på at ikke hotellet har klausul om at mineralvann settes frem og belastes etter forbruk så sant du IKKE ber om annet.

• Navneliste

En navneliste burde ikke by på overraskelser, men stadig flere hotell tar et gebyr per deltager dersom dere ikke leverer navnelisten i hotellets mal/format.

• Omrigg

Dersom det er behov for omrigg (endring av oppsett) underveis i konferansen, husk å avklare dette på forhånd. Vær forberedt på omrigg-kostnad dersom dette behovet kommer opp under siste planlegging. Ingen stoler og bord flytter seg selv, ekstra bemanning må planlegges i god tid.

• Alt areal koster

En fin «inntektskilde», men pass på at kostnader er dekket inn. Hvilken pris har hotellet for leie av standplass – også når det er pauseområdet som benyttes, og hva er inkludert? Tillegg for duker, strøm, oppheng. Be om en prisliste og sørg for at denne videreformidles til utstillere.

• Uoppgjorte regninger

Har dine kursdeltagere belastet noe på rommet, benyttet minibar etc, som ikke er betalt ved avreise, er hotellet i sin fulle rett til å belaste dette på din faktura. Sørg for klare instrukser til alle deltagere og hotell.

• No-show

Hotellene fakturerer fullt for ubenyttede rom, helpensjoner og dagpakker. Det er viktig å følge hotellets frister for kansellering og reduksjon. De fleste kontrakter har tabeller over frister ift antall i sine betingelser. Her er det store variasjoner og de kan være vanskelige å forstå. Vi anbefaler en god dialog med hotellet underveis, så ingen av partene får ubehagelige overraskelser.

Det er mange detaljer å forholde seg til ved arrangering av konferanser. Leverandør plikter å opplyse om kostnader, men i en omfattende kontrakt er det fort gjort å overse små men viktige punkter. Les gjerne vårt blogginnlegg om «Har du kontroll på det som står med liten skrift?»

Publisert 19. april 2024