Et godt møtelokale er en avgjørende faktor for suksessen til ethvert arrangement. De viktigste kriteriene for valg av konferanselokale er funksjonalitet, tilgjengelighet, teknikk og atmosfære.

Funksjonalitet
Hva slags konferanse eller møte skal man arrangere? Et auditorium kan være ideelt for foredrag/undervisning, mens et mindre møterom passer bedre for workshops eller gruppearbeid. Antall deltakere er selvfølgelig viktig; lokalet må ha plass nok til at alle deltagerne sitter behagelig, og har fritt utsyn til storskjerm, dersom den skal benyttes. Blir det lange dager i møterommet, er dagslys og god luft også vesentlig for trivselen. Er det behov for å endre oppsett underveis, sjekk at det er mulig med fleksibel møblering.

Tilgjengelighet
Lokalet bør være lett tilgjengelig for alle deltakere, inkludert personer med nedsatt mobilitet. Beliggenheten i forhold til offentlig transport og parkeringsmuligheter kan også være viktig i forhold til hvor deltagerne kommer fra. Er det et «frivillig» arrangement kan sentral beliggenhet bidra til høyere deltagelse.

Teknikk
Konferanselokalet bør være utstyrt med moderne audiovisuelle hjelpemidler som projektorer, lydanlegg og videokonferanseutstyr dersom det er aktuelt. Stabil og god internettforbindelse er avgjørende, spesielt hvis det planlegges streaming eller interaktive sesjoner via digitale plattformer. Skal alle deltagerne ha med og benytte egne PC-er kan det være behov for ekstra strømuttak. Sjekk slike muligheter på forhånd.

Atmosfære og mat
Et inspirerende miljø fremmer kreativitet og engasjement hos deltakerne og en god atmosfære øker trivselen. Faktorer som lyssetting, akustikk og innredning bidrar alle til den samlede opplevelsen av arrangementet. Ikke glem serveringen, selv om det faglige innholdet på konferansen er topp, vil man få negativ tilbakemelding dersom ikke maten svarer til forventningene. Det må være velsmakende og nok mat, og gjerne et variert utvalg i pausene.

Ved å ta hensyn til nevnte faktorer kan man som arrangører skape en ramme som både tilfredsstiller de praktiske behovene, og bidrar til en positiv opplevelse for deltakerne. På meetings sider finner man et stort utvalg av møte- og konferanselokaler. Her finnes alternativer i ulike prisklasser uten at det går på bekostning av kvaliteten på fasilitetene.

Publisert 25. juni 2025