Har du kontroll på det som står med liten skrift?

Kontakt oss

Har du noen gang revet deg i håret over lange og omfattende kontrakter for bestilling av et enkelt dagmøte på hotell? Det har i alle fall vi…
Kan oversikter for avbestilling- og reduksjonsfrister noen ganger virke mer komplisert enn nødvendig? Du er ikke alene om å tenke det…

«Meetings har satt våre hotellkontrakter i system og bidrar til at vi enkelt har oversikt over frister og hva som er inkludert"
Ane Hvesser, Juristenes Utdanningssenter

Meetings kontrollerer alle kontrakter for bestillinger vi gjør for våre kunder, og har gjennom årene samlet mye erfaring i kontraktslesing. En riktig kontrakt er grunnlaget for et godt arrangement og vi deler gjerne av vår «sjekkliste»:

Hva er inkludert?

Mange pakker er «vagt» beskrevet. Et eksempel kan være: Helpensjon inkluderer: - Lunsj - Møtelokale med teknisk utstyr - 2 kaffepauser med pausemat - Dagens middag - Enkeltrom og frokost

Her vil vi be om mer spesifikke beskrivelser og stille spørsmål om følgende:

  • Er det lunsjen buffet eller servert lunsj. Og er det evt. varm lunsj, 2-retters lunsj eller en lunsjtallerken?
  • Er kaffe inkludert til lunsj? til middag?
  • Er dagens middag en 2-retter eller 3-retter, eller buffet?
  • Kan man få kaffe/te hele dagen?
  • Hva er pausemat? Om ikke dette er spesifisert: be om å få et eksempel. Her er variasjonene store – fra 1 liten kake, til en kurv med epler eller bugnende buffeter

Poenget er å vite helt konkret hva man kjøper og ikke få unødvendige overraskende merkostnader.

Det som koster ekstra

Noen spesifiserer at det er inkludert både wi-fi, serviceinnstilt personale, isvann og andre «selvfølgeligheter». Det er fint, men vær obs! I enkelte kontrakter presiseres det at mineralvann til lunsj settes frem og belastes etter forbruk så sant ikke annen beskjed blir gitt - om dette ikke er ønskelig, anbefaler vi at du noterer det på kontrakten med en gang.

Begrensninger i dine valg

Andre kontrakter har en klausul om at dagens middag IKKE kan serveres i eget lokale. Eget lokale til middag forutsetter oppgradert meny. Eller at dere er blitt tildelt et tidspunkt for lunsj – som kanskje ikke passer. Er det fast lunsjtider bør man være tidlig ute med å sikre den tiden man ønsker.

Det du ikke trodde kunne ha kostnad

Det dukker stadig opp nye «varianter» i kontrakter og noen av de vi har sett dukke opp nylig er at det stilles krav til at navnelister skal leveres i spesifikt format. Om ikke påløper gebyr pr. linje. En annen er at møtelokalet kun er reservert til kl 16 og at ekstra kostnad påløper om man vil ha lenger tid.

Kanselleringsfrister og reduksjoner

Et siste viktig element er kanselleringsfrister og muligheter for antallsreduksjoner. Her er det store variasjoner, særlig avhengig av antall bestilte rom. Dersom du er usikker på om kurset vil bli gjennomført eller med hvor mange, er det viktig at du planlegger påmeldingsfrister som gjør at du kan overholde hotellets frister uten å måtte betale. Vår erfaring er at alle disse elementene er lettere å forhandle før man signerer en kontrakt. Vær bevisst på det som er viktig for dere og legg frem disse kravene før kontrakten skrives.

Joda – det finnes de kontrakter som både er fleksible og har alt med på 1 eller 2 sider, men det er ikke mange av dem. Har du booket ditt møte/din konferanse gjennom oss i Meetings trenger du ikke bekymre deg for dette – vi hjelper deg på veien mot en god konferanse.

Publisert 10. januar 2019