Slik hjalp vi Universitets- og høgskolerådet med en vellykket konferanse

For Universitets- og høgskolerådet (UHR) var det viktig at de kunne konsentrere seg om innholdet i konferansen, uten å tenke på den praktiske gjennomføringen. Slik samarbeidet vi med UHR for å gjennomføre en god konferanse.

• Meetings er profesjonelle på alt det praktiske rundt store og små arrangementer. Og en meget god medspiller på valg av løsninger, sier Nina Widding, kontorsjef ved Universitets- og høgskolerådet.

Å gjennomføre en vellykket konferanse, handler om å gjøre det man er best på. Universitets- og høgskolerådet fokuserte på det faglige innholdet og oppgaven som koordinator mellom medlemmene, det politiske miljøet og næringslivets ledere. Uten Meetings bidrag med det praktiske arbeidet rundt konferansene, ville ressursene og fokuset på deltakerne blitt svekket.

Vellykkede konferanser og møter oppnås i fellesskap

I 2018 arrangerte Universitets- og høgskolerådet en konferanse med 350 deltagere fra Universitets- og høgskolesektoren, organisasjoner og departementer. Og resultatet var enestående. Universitets- og høgskolerådet fikk frigjort kapasitet til å jobbe med den faglige delen av konferansen. De var selv tilstede som deltagere under konferansen og fikk tid til å være gode verter for foredragsholderne og deltakerne. Konferansen hadde fokus på hvordan UH-sektoren kan bidra til å løse samfunnsutfordringene, om målene i langtidsplanen for forskning og høyere utdanning 2019–2028 er ambisiøse nok og forventninger til EUs rammeprogrammer.

• Meetings er nå vår samarbeidspartner på større og mindre arrangementer og vi er allerede godt i gang med planleggingen av UHR-konferansen 2019. Ved å bruke Meetings på den praktiske delen av konferansen kan vi fokusere på det faglige innholdet, forteller Widding.*

På konferansen bidro mange sentrale personer som forsknings- og høyere utdanningsminister i Kunnskapsdepartementet Iselin Nybø, statssekretær i Nærings- og fiskeridepartementet Daniel Bjarmann-Simonsen, administrerende direktør i Norges forskningsråd John-Arne Røttingen, direktør i Direktoratet for internasjonalisering og kvalitetsutvikling i høyere utdanning (Diku) Harald Nybølet, samt rektorer fra universiteter og høyskoler. Også Erik Yssen fra EU-kommisjonen holdt en innledning om Horisont Europa.

Et godt samspill og nøye planlegging

UHR beskrev sine forventinger til Meetings og ønsket at arrangementet skulle legges til Oslo sentrum. Meetings foreslo valg av lokaler, hotell og praktiske løsninger rundt pauser, lunsj og middag, og var hele tiden i tett dialog med UHR. Meetings ordnet påmeldinger/avmeldinger, endringer og kommunikasjon med deltagere underveis. De var til stede under gjennomføringen av arrangementet og besvarte spørsmål, samt håndterte praktiske ting underveis. Meetings var også ansvarlig for å fakturere deltakeravgift, samt komplett økonomisk oppgjør med alle andre involverte parter i forbindelse med konferansen.

• Gjennom felles planleggingsmøter, detaljerte reguleringer av oppgaver og god kommunikasjon, lærte vi Meetings å kjenne som en veldig profesjonell aktør. Meetings er godt orientert i markedet, alltid tilgjengelig når vi trenger det, og lette å samarbeide med, avslutter Widding.

Om Universitets- og høgskolerådet

Universitets- og høgskolerådet (UHR) er en medlems- og interesseorganisasjon for 33 akkrediterte (offentlig godkjente) universiteter og høyskoler i Norge. UHR har 19 ansatte og er lokalisert i Oslo sentrum. Kjerneoppgaven er politisk påvirkningsarbeid, nasjonal koordinering og å skape gode møteplasser for universiteter og høyskoler, nasjonale myndigheter samt andre nasjonale og internasjonale aktører. UHR arrangerer derfor mange møter og konferanser av varierende omfang, forteller Nina Widding, kontorsjef ved Universitets- og høgskolerådet.

Publisert 23. mai 2019