5 fokusområder for en vellykket konferanse

Opplever du at det å planlegge en konferanse er litt utfordrende? Vi i Meetings gir deg 5 områder du bør fokusere på for å arrangere en vellykket konferanse.

I Meetings har vi jobbet med flere hundre konferanser rundt om i Norge og utlandet. Skal dere holde en konferanse så krever dette nøye planlegging, og det er viktig å ta hensyn til flere forskjellige faktorer for at arrangementet skal bli vellykket. Det er ingen konferanser som er enkle, og hver enkel konferanse lever sitt eget liv.

«Meetings hjelper til med alt når det gjelder hotell og konferansebooking, fra start til slutt. Man sparer mye tid og penger, da man som kunde nyter godt av Meetings avtaler.»
Ann-Christin Solli, Kuehne+Nagel

5 ting du må tenke over til ditt neste arrangement:

1. Formål og hensikt

Det første punktet alle bør starte med er å etablere formål og hensikt med arrangementet. Formål og hensikt skal fungere som en ledestjerne for å arrangere en vellykket konferanse. Vi i Meetings benytter oss av tre spørsmål i samarbeid med våre kunder. Det er tre enkle spørsmål, men som likevel er viktig å ha klart for seg.

• Hvorfor møtes vi?
• Hva er utgangspunktet?
• Hva skal det resultere i?

Alle beslutninger skal kunne «knagges» opp mot formålet og hensikten med arrangementet. Dette vil hjelpe dere med å enes og prioritere riktig i planleggings- og gjennomføringsfasen.

Her har du noen eksempler på «knagger»: - Formålet og hensikten med å samle organisasjonen er å starte endringsprosessen slik at nye mennesker kan bli kjent og vi kan skape en felles bedriftskultur.
- Formålet og hensikten med salgstreningen er å gi selgerne kunnskap om de nye produktene og gi dem muligheten til å utveksle ideér til salgsarbeidet.

2. Planlegging og atter planlegging

Dette kom vel ikke som et sjokk, og det er en grunn til det: Planlegging kan ikke undervurderes!

Hvor flink du er på å planlegge (eller ikke) vil avgjøre suksessen på din konferanse. Før du gjør noe som helst, tenk godt over hvilke ressurser som kreves, og arbeidet som må gjøres. Her er en liten sjekkliste:

• Valg av sted (by – land – fjell – strand)
• Program, varighet
• Foredrag og /eller gruppearbeid
• Sosialt, fritid vs. fag
• Profil
• Kommunikasjon
• Ressurser og verktøy
• Tidslinje

Et viktig tips her er å knagge alle avgjørelsene opp mot hensikten og formålet.

Heldigvis jobber vi i Meetings med konferanser og planlegging til daglig, og kan spare deg for mye ekstra arbeid.

«Positivt at dere hjelper oss å ha kontroll på alle våre kurs med frister, samt at dere har god oversikt og fine informative nettsider. I tillegg er dere ALLTID raske på mail responsen :)»
Ane Hvesser, Juristenes Utdanningssenter

Om det er slik at du er i tenkeboksen, og trenger litt inspirasjon til passende steder for å arrangere en vellykket konferanse, så kan du gjøre et søk på vår søkeside for møte og konferanselokaler i hele Norge og Skandinavia. Søketjenesten er gratis, og vil tilbyr personlig oppfølgning. Hos oss kan du innhente tilbud fra flere steder samtidig og gjennomføre bestilling.

3. Menneskene

Forventningene til konferanser og arrangementer starter ved påmelding eller ved invitasjonen. Det er derfor viktig at deltakerne føler seg ivaretatt fra start og videre gjennom hele prosessen.

• Hver deltager skal bli sett fra «start til slutt»
• Sikre utbytte for hver enkelt
• Sørge for møter mellom mennesker

Selvfølgelig handler ethvert arrangement om deltakerne, og det kan være lurt å engasjere deltakerne før selve konferansedagen. Skap en arena der deltakere kan motta informasjon og oppdateringer om arrangementet. Kanskje du kan lage en egen Facebookside for arrangementet?

En annen måte man kan skape engasjement på, er å få med seg deltakerne på sosiale medier. Du kan for eksempel opprette en hashtag dedikert til konferansen (bruk initialer og året) – et eksempel vil være: Iversen og Fresk Konferanse 2019 - #IFK19.

Det handler om å skape en opplevelse for deltakerne, så kanskje det hadde vært spennende å holde neste konferanse i historiske og spennende omgivelser?

4. Gjennomføring

Det er mye jobb å skape gode arrangementer, enten det er snakk om konferanser eller møter, og det kan være lurt å planlegge ting som «goodie bags» i forkant.

Det gjelder å ligge i forkant for å sjekke at alt er på stell. Møt gjerne opp en eller to timer før deltagerne for å ta en gjennomgang av følgende:

• Test det tekniske, og be alle foredragsholderne om å sende presentasjonen dagen før for å slippe problemer med ulike overganger.
• Navneskilt og velkomst – husk å dele ut navneskilt med en varm velkomst.
• Del gjerne ut goodie bags med praktiske ting som programoversikt, notatbok og penn.

En viktig huskeregel, er å ikke få panikk om noe ikke går etter planen – det er tross alt ingen andre som vet hva som er planlagt!

Uansett arrangement og størrelse er det alltid lurt å inkludere navneskilt.

5. En god avslutning

En viktig ting man ikke kan utelate er kommunikasjonen til deltakere og foredragsholdere etter konferansen. Det å sende ut en felles e-post kan være med på å skape et godt og ryddig inntrykk, og det kan også gi deltakerne muligheten til å evaluere konferansen. Det er tross alt deltakerne som avgjør om konferansen har vært vellykket.

Vi i Meetings kan hjelpe deg med å frigjøre opp til 80% av tiden det tar å koordinere og planlegge en konferanse. Ta en uformell prat med oss om ditt neste arrangement.

«Meetings står for god planlegging, oppfølging og gjennomføring, alltid positiv innstilling til å finne løsninger - med et smil. Det er en perfekt måte å spare tid og ressurser. La Meetings ta seg av det praktiske slik at du kan konsentrere deg om faglig innhold»
Karina Lystad og Trine Grønn, UHR Universitets- og høgskolerådet

Publisert 7. april 2019