Forrige Neste

Ny tid – nye møtemuligheter

Nå må vi fokusere på løsninger - mennesker trenger fysisk nærhet (dog med én meters avstand).

Mange bedrifter lager i disse dager interne retningslinjer hvor de tar ansvar for å redusere smitte. Dette gjøres i stor grad ved å avlyse alle møter man ikke definerer som strengt nødvendig. Men er dette rette måten å ta samfunnsansvar på, eller kan vi ha to tanker i hodet samtidig? Smittevern kombinert med å holde hjulene i gang?

 

Hva er et nødvendig møte?

Hva er egentlig et nødvendig møte? Mye kommunikasjon går tapt når man ikke kan se eller tolke hverandres kroppsspråk, i tillegg mister man de brilliante idéene som popper opp ved kaffemaskinen. Dette er spesielt viktig for møter hvor bedriften ønsker en idémyldring eller det skal tas viktige beslutninger (ledersamlinger og styremøter).

 

Kommunikasjon med deltager

God kommunikasjon om smitteverntiltak skaper trygghet og gjør det enklere for deltagere å velge og bli med på konferanse. Informer i påmelding om hvilke tiltak de kan forvente seg. Og legg til informasjon om at deltagere som føler seg syke, er smittet eller i karantene - ikke skal delta.

 

Hybridkonferanser - den gyldne middelvei

En skjerm kan absolutt ikke erstatte møtet mellom mennesker, men vil være et flott alternativ når det er eneste mulighet for personer som ikke kan eller ønsker å reise. Mange hotell har nå eget utstyr som gjør at man enkelt kan overføre møtet digitalt til dem som er forhindret fra å delta.

Er det flere i samme by som ikke kan reise? Vi foreslår da at man bestille et lite møterom til dem der de er, slik at de kan delta på konferansen sammen.

Det er i tillegg fullt mulig å ha digital overføring av foredrag – med deltagerne tilstede i salen. At foreleser ikke kan delta fysisk trenger ikke stoppe hele samlingen.

Man kan enkelt kombinere det fysiske møtet med digitale løsninger til større grupper, ved at man for eksempel produserer en god streaming av konferansen.
Gi deltageren mulighet til å velge selv om de vil delta fysisk eller digitalt. Det krever noe mer organisering og planlegging – men gevinsten er at man når ut til flere.

(Vi i Meetings er forøvrig ganske så rutinert på organisering, så her kan vi mer enn gjerne bidra dersom det føles uoverkommelig og håndtere selv.)

Legg inn engasjerende aktiviteter som gir deltagere i begge “kanaler” felleskapssfølelsen

  • En gøyal kahoot før lunsj

  • Bryt opp med et underholdende innslag – det kan nemlig oppleves ekstra passivt og monotont å være digital deltager med enveiskommunikasjon.

  • Meningsmåling

  • Digitale deltagere kan få en fadder i salen og bli med i kaffepausen via face-time

     

Kostnader

Husk at betaling til forelesere, administrasjon av påmeldinger, leie av teknisk utstyr med mer er store poster i et konferansebudsjett. Så selv om ikke deltakerne får kaffepauser og lunsj er det ingen grunn til å ikke ta betalt for konferansen. Teknikk for digital konferanse koster også – og gjerne mer enn enn dagpakke/servering.

 

Transport til konferansestedet

Nå oppfordres vi igjen til å unngå trengsel på offentlig transport. Det finnes mange fine konferansemuligheter litt utenfor bysentrum med grei tilgang til parkering. Da får deltagerne mulighet til å benytte egen bil, om flere kan kjøre sammen får man lettet litt på samvittigheten med tanke på miljøet også. Det er antagelig mindre pågang på offentlig transport UT av sentrum også.
Et annet alternativ er å tenke utradisjonell møtetid, kan dere styre unna morgen- og ettermiddagsrushet vil det hjelpe mye.

 

Din støttespiller i en tid med mye usikkerhet

Meetings er din støttespiller i en tid med endringer og usikkerhet og vi gir deg tryggheten du trenger. Det er viktig å holde hjulene i gang slik at magien som oppstår når mennesker møtes, kan skje.

Meetings følger nøye med på utviklingen i bransjen og råd fra myndighetene, vi vil gjerne være din støttespiller når du skal arrangere møter og konferanser i tiden fremover.

Send din forespørsel her!

Les også: Konferanse tilpasset strenge smitteverntiltak – JA, det er mulig!

Publisert 1. september 2020