Rask omstilling og ny teknologi var nøkkelen til suksess

Oslo Kongressenter var raskt ute med å omstille seg vår «nye hverdag». Resultatet er fullt hus hele uken. Hva har de gjort og hvilke erfaringer har de høstet så langt? Vi har vært på besøk og sett hvordan man i praksis gjennomfører konferanser med dagens smitteverntiltak og snakket med kongressjef Ishfaq Ahmad.

 

Endelig kan vi møtes

Fra etter sommerferien og i ukene som fulgte, var det veldig mange av de faste kundene som kom tilbake. Ahmad forteller at det var en helt ny glød i menneskene, de var så positive og glade for å være ute og ha fysiske møter.

Det  gjør noe positivt med oss å sitte i et rom med andre mennesker – selv med avstand.

 

Endret drift og nye behov

Da ansatte kom tilbake i jobb, opplevde Ahmad at de også var engstelig for smitte. Det ble derfor jobbet mye med et internt smitteverndokument for å ivareta alle ledd i prosessen. Alle ansatte fikk opplæring og trening og teknikerne ble sendt på kurs for å øke sin kompetanse om videokonferanseutstyr o.l.   

Oslo Kongressenter opplever at de har tettere dialog med kundene nå, og jobber på et helt annet nivå i forhold til fleksibilitet. De møter kunden med forståelse når krav og kriterier endres, og aksepterer at kundene kan føle seg utrygg i rollen som arrangør. Man  har  ulike utgangspunkt, men alle har samme mål. Det å lage gode arrangementer nå krever at man møter den frykten som arrangører har – og den frykten som deltagere har.
Oslo Kongressenter har målt opp alle sine saler etter 1-meters regelen og tilpasset registreringen. De gjør også hva de kan for å holde gruppene som er på huset samtidig mest mulig fra hverandre.  

«Vår hverdag er snudd. Vi er jo vant med å ha 6-700 mennesker her daglig. Vi jobber mest med mindre grupper nå og har fokus på det. Bare det å rigge opp med nok avstand er ekstra ressurskrevende, men alle ansatte har  forståelse for den nye normalen» sier Ishfaq Ahmad.  

 

Ny teknisk kompetanse

Oslo Kongressenter begynte allerede i mars/april å tenke på at de måtte innhente teknisk kompetanse og utstyr for å kunne gjennomføre digitale møter. 1. mai hadde de arrangement for LO med studio i Kongresshallen. Nå er det mange kunder som lager hybrider, og Oslo Kongressenter sine nyinvesteringer til videokonferanser og streaming benyttes i flere møter daglig. Den største fordelen med hybrid er at man ved en reduksjon av tillatt antall fysiske deltagere, kan flytte deltagere til digitale flater. Samtidig har du en annen stor fordel ved at hele foredraget er filmet. 

 

Tips til de som vegrer seg for å arrangere

Til de som nå sitter og vurderer; skal vi kjøre heldigitalt eller hybrid. Hva vil du si for å trygge de?
Kongressjef Ishfaq Ahmad svarer:
«Personlige årsaker til frykt kan vi ikke «møte» - men det vi kan forsikre dere om er at hos oss så kan man gjennomføre kurs/konferanse i trygge rammer hvor samtlige smitteverntiltak er ivaretatt. Vi har høy kompetanse og digitalt utstyr som kan avvikle en konferanse heldigitalt eller hybrid".
    

1-meters regel og anti-bac

«Vi lærer noe hele tiden hvordan vi skal tilpasse oss best mulig, både i forhold til 1-meters regelen som vi estimerer at vi har i hele 2021 og kanskje lenger; "Anti-bac, vaske hender, holde avstand" er kommet for å bli en stund. Så får vi se om vi får lov til å ha flere innendørs etterhvert. Det krever store områder. Vi har lært om en ny logistikk i arrangementene med 200 som vi har gjennomført, om hvordan vi skal gi de faste dedikerte plasser; nummererte plasser i sal og restaurant som følger hverandre. Vi lærer underveis og føler vi er ganske «foran» mange andre i forhold til å gripe tak i ting, bl.a med skjermer til registreringen slik at folk kan føle seg trygge, sier Ishfaq Ahmad».

  

Les også:
JUS-kurs 2020 går som planlagt - slik har de tilpasset seg
God gjennomføring av Den 17. Norske Psykologikongressen

Published 7. October 2020